Comment écrire un courriel de suivi efficace (+5 modèles)

Un courriel de suivi est un outil puissant pour relancer une discussion, renforcer une relation, ou obtenir une réponse. Que ce soit après un entretien, une proposition commerciale, ou un simple contact, un bon email de suivi peut faire toute la différence.

Dans cet article, nous allons voir comment rédiger un courriel de suivi efficace, quelles sont les bonnes pratiques à adopter, et des exemples d’emails de suivi pour vous inspirer.

Pourquoi le courriel de suivi est-il si important ?

Le suivi est une étape essentielle dans toute communication professionnelle. Souvent, les premières tentatives de contact ne suffisent pas à obtenir une réponse ou une action.

Un courriel de suivi bien conçu vous permet de vous rappeler à l’esprit de votre destinataire sans être insistant. Il montre votre engagement et votre sérieux.

Quatre raisons expliquent l’importance des courriels de suivi : ils augmentent le taux de conversion, instaurent la confiance, filtrent l’audience et facilitent l’automatisation du marketing par courriel.

Voici chaque raison en détail :

• Amélioration du taux de conversion : Les courriels de suivi augmentent les chances de conversion en restant visibles. Si un destinataire est occupé, il peut ignorer un premier message. Un courriel de suivi remet votre message en tête de sa boîte de réception, augmentant la probabilité d’une réponse.
• Renforcement de la confiance : Les courriels de suivi renforcent la confiance et les relations. En partageant des informations supplémentaires et en réitérant votre engagement, vous montrez que vous vous souciez de votre interlocuteur, contribuant ainsi à une relation durable.
• Segmentation de l’audience : Les courriels de suivi permettent de distinguer les contacts réellement intéressés de ceux qui ne le sont pas. En analysant les réponses, vous pouvez mieux cibler vos efforts sur les personnes prêtes à s’engager, optimisant ainsi vos ressources.
• Automatisation des campagnes marketing : Une fois les segments d’audience réactifs identifiés, vous pouvez automatiser vos campagnes de suivi. Cela vous fait gagner du temps et maximise l’efficacité de vos efforts marketing, augmentant vos chances de conversion.

Comment rédiger un courriel de suivi en 5 étapes simples

Maintenant que nous avons vu les principes de base, voyons comment rédiger un courriel de suivi efficace. Un courriel se compose toujours d’une ligne d’objet, d’un message principal et d’une conclusion.

Ces éléments restent identiques dans un email de suivi. Votre objectif est de :

1. Définir l’objectif du courriel de suivi ;
2. Créer un objet d’email percutant ;
3. Commencer par une formule de politesse et contextualiser le courriel de suivi ;
4. Engager le destinataire et l’inciter à agir ;
5. Planifier la suite du suivi.

Examinons chacun de ces points en détail.

Définir l’objectif du courriel de suivi

Sans un entonnoir de vente précis, cette étape demande clarté et détermination. Il est crucial de définir l’objectif principal du courriel ; sinon, il manque de pertinence.

Par exemple, si vous avez rencontré un développeur talentueux lors d’une conférence et souhaitez lui proposer un poste, mais que cette personne semble distante. Vous devez susciter son intérêt et envoyer un courriel qui établit une relation de confiance.

Votre email de suivi doit montrer clairement pourquoi il devrait rejoindre votre entreprise. Dans ce cas, envoyer une brochure ou une description de poste pourrait être utile.

Créer un objet de courriel percutant

Si l’objet de votre courriel est générique, vous manquez de nombreuses opportunités. Votre ligne d’objet est l’un de vos meilleurs atouts, car elle donne un petit aperçu du contenu du courriel.

En règle générale, il existe quatre types de lignes d’objet que vous pouvez utiliser lors de l’élaboration de votre stratégie de suivi :

• Personnalisée : Si vous connaissez bien votre public, personnalisez l’objet pour qu’il soit le plus pertinent possible. Analysez les données démographiques, le type de client de messagerie et l’appareil utilisé par votre audience. Cela vous aidera à adapter le ton et le contenu de votre ligne d’objet.
• Courte et précise : Parfois, aller droit au but est la meilleure stratégie. Une bonne règle est de ne pas dépasser 7 mots (environ 41 caractères). Si vous avez besoin d’un peu plus de longueur, n’hésitez pas, mais soyez toujours direct.
• Détaillée et claire : Votre audience n’aime pas perdre de temps, tout comme vous. Assurez-vous que votre objet est clair et explicite, car c’est lui qui détermine si votre destinataire ouvrira ou non le courriel.
• Engageante : Rendez votre ligne d’objet engageante, mais restez professionnel. Un objet trop accrocheur peut sembler non authentique et risquer d’être filtré par les systèmes anti-spam.

Contextualiser le courriel de suivi

L’ouverture de votre email est tout aussi importante que l’objet. Commencez par une salutation chaleureuse mais professionnelle pour établir un ton respectueux et montrer que vous appréciez le temps de votre client.

Ensuite, rappelez au destinataire son interaction précédente, qu’il s’agisse d’un achat ou d’une communication. Cela l’aidera à se souvenir des détails de son engagement avec votre entreprise et à comprendre le contexte du courriel.

Engager le destinataire et l’inciter à agir

Cette tâche consiste à réellement engager le client et à l’inciter à agir. Mettez en avant les avantages uniques de votre produit ou service, en renforçant la valeur déjà reçue. Répondez aux questions potentielles pour montrer que vous êtes proactif et attentif à son expérience.

Guidez-les vers les prochaines étapes, que ce soit pour fournir un retour, profiter d’une offre exclusive ou explorer des fonctionnalités supplémentaires. Soyez clair et direct sur l’action attendue, en la rendant simple et attrayante.

Terminez par un appel à l’action convaincant qui les incite à répondre ou à avancer, afin que votre suivi soit à la fois engageant et orienté vers l’action.

Planifier la suite du suivi

La prospection par email nécessite de la persévérance. Si votre message ne reçoit pas de réponse, trouvez une façon naturelle de rédiger le suivant. Assurez-vous que l’ensemble de vos messages s’intègre bien à votre stratégie globale.

5 Exemples de courriels de suivi à utiliser

Voici quelques exemples de courriels de suivi adaptés à différentes situations professionnelles. Utilisez-les comme source d’inspiration pour vos propres suivis.

Modèle de courriel de suivi après un entretien d’embauche

Objet : Suite à notre entretien du [date]

Bonjour [Nom du Recruteur],

Je tenais à vous remercier pour le temps accordé lors de notre entretien. J’ai été très intéressé par les projets évoqués au sein de votre entreprise, et je pense sincèrement que mes compétences pourraient contribuer à leur réussite.

N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin d’informations supplémentaires ou si vous souhaitez que nous échangions de nouveau.

Bien cordialement,
[Votre Nom]

Modèle d’email de suivi commercial après une proposition

Objet : Retour sur notre proposition du [date]

Bonjour [Nom],

J’espère que vous avez eu l’occasion de consulter notre proposition envoyée la semaine dernière. Je serais ravi de discuter avec vous des points qui pourraient mériter plus de détails ou toute autre question que vous pourriez avoir.

Restant à votre disposition, je vous remercie pour votre retour.

Bien à vous,
[Votre Nom]

Exemple de courriel de suivi après une démonstration de produit

Objet : Suite à la démo de [produit]

Bonjour [Nom],

Merci d’avoir pris le temps de participer à la démonstration de [produit]. J’espère que vous avez trouvé cela utile et que cela vous a donné une bonne idée de la façon dont notre solution pourrait répondre à vos besoins.

Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de la prochaine étape, n’hésitez pas à me le faire savoir.

Bien cordialement,
[Votre Nom]

Exemple d’email de suivi pour réactiver un contact inactif

Objet : Vous êtes toujours intéressé par [produit/service]?

Bonjour [Nom],

Cela fait un certain temps que nous n’avons pas échangé. Je voulais simplement savoir si vous êtes toujours intéressé par [produit/service] et si vous avez des questions auxquelles je pourrais répondre.

Nous avons récemment ajouté de nouvelles fonctionnalités qui pourraient vous intéresser.

Faites-moi savoir si vous souhaitez discuter davantage.

Bien à vous,
[Votre Nom]

Modèle de courriel de suivi après un événement réseau

Objet : Ravi de vous avoir rencontré à [événement]

Bonjour [Nom],

C’était un plaisir de vous rencontrer à [événement]. J’ai beaucoup apprécié notre conversation sur [sujet discuté], et je pense qu’il y a de bonnes opportunités pour collaborer.

Si vous êtes disponible, j’aimerais organiser un appel pour discuter plus en détail de nos idées.

Bien cordialement,
[Votre Nom]

Conseils pour des courriels de suivi efficaces

Voici quelques conseils essentiels pour rédiger des courriels de suivi efficaces.

Personnaliser les messages

Personnalisez vos courriels de suivi en vous adressant directement à chaque destinataire par son nom et en mentionnant des interactions passées.

Cette personnalisation montre que vous accordez de l’importance à leurs besoins et renforce la relation. Référez-vous à un courriel précédent pour poursuivre une conversation intéressante.

Captez l’attention

Utilisez des lignes d’objet percutantes et pertinentes qui incitent à ouvrir le courriel. Mettez en avant les bénéfices du message pour capter l’intérêt du destinataire.

Privilégiez la simplicité

Soyez clair et concis en fournissant uniquement les informations nécessaires. Utilisez des espaces blancs, des listes à puces, et des paragraphes courts pour rendre vos courriels plus faciles à lire.

Ajoutez un appel à l’action (CTA)

Incluez toujours un CTA clair et précis qui guide le destinataire vers l’action souhaitée, qu’il s’agisse de cliquer sur un lien, de répondre, ou de passer un appel. Assurez-vous que cette étape soit simple et directe, en supprimant toute ambiguïté possible.

De plus, n’hésitez pas à souligner les bénéfices immédiats de l’action pour encourager une prise de décision rapide.

Fournissez de la valeur

Offrez quelque chose d’utile dans chaque courriel : des conseils, des ressources pertinentes ou des promotions. Montrez clairement comment vous pouvez aider le destinataire à atteindre ses objectifs.

FAQs sur les courriels de suivi

Qu’est-ce qu’un courriel de suivi ?

Un courriel de suivi est un message envoyé après une première interaction pour relancer une discussion, renforcer une relation, ou obtenir une réponse. Il est souvent utilisé après des événements comme un entretien, une proposition commerciale ou une réunion, et vise à maintenir le contact et à avancer dans le processus.

Quand dois-je envoyer un courriel de suivi ?

Envoyez un courriel de suivi environ 3 à 5 jours après votre premier email. Cela donne suffisamment de temps au destinataire pour prendre connaissance de votre premier message et prendre des mesures, tout en s’assurant que votre communication reste pertinente et présente à son esprit.

Combien de courriels de suivi sont appropriés ?

En général, 2 à 3 courriels de suivi suffisent. Cependant, il est possible d’aller jusqu’à 4 ou 5 courriels, à condition de bien planifier en amont les éléments à intégrer dans chaque relance. Cela permet d’ajouter de la valeur à chaque message sans paraître trop insistant, tout en augmentant les chances d’obtenir une réponse.

Que dois-je inclure dans un email de suivi ?

Rappelez brièvement au destinataire le contexte de votre dernière interaction. Ajoutez un élément de valeur, tel qu’une information ou un avantage spécifique, qui justifie la poursuite de la discussion. Concluez par un appel à l’action précis indiquant clairement ce que vous attendez. Assurez-vous que le message soit direct et facile à comprendre pour encourager une réponse.

Dois-je personnaliser chaque courriel de suivi ?

Oui, la personnalisation est cruciale. Mentionnez le nom du destinataire et adaptez le contenu pour répondre à ses besoins spécifiques. Assurez-vous d’inclure des détails personnels, comme une référence à une discussion précédente ou un point spécifique à leur situation.

Quel objet utiliser pour un courriel de suivi ?

Utilisez une ligne d’objet courte, engageante, et pertinente qui rappelle clairement le contexte de l’échange. Par exemple : « Suite à notre discussion de [date] ».

La ligne d’objet doit être assez précise pour inciter le destinataire à ouvrir le courriel tout en donnant un aperçu de son contenu. Pensez à personnaliser l’objet pour qu’il résonne davantage avec votre interlocuteur.